关于报送迎评材料的规范标准及要求

各部门：

为了规范学院评估材料整理工作，使评估材料的整理统一、有序地进行，避免工作的盲目性和减少重复性，特提出以下规范标准和要求：

一、  材料整理要求

（一）材料的完善和细化

各部门要按照各自承担的工作任务，组织人员对照《部门评估任务及材料准备目录》中的任务指标，尽可能将材料充实完善和细化，积极、主动、全面地提供评估指标体系主要观测点所要求的材料，使支撑材料完整、丰富。

（二）材料的分类    

原始材料一般不得改动，可以复制、放大或缩小；原始材料丢失或保存不全的，应尽量补充完整；缺少的材料应根据评估指标内涵的要求补齐；迎评促建过程中的材料应全部保存。各部门要把收集到的所有材料进行认真地分类整理。所有文字材料和复印材料（原始材料除外）统一用A4纸，并按照指标体系中的主要观测点进行分类，同一类材料按时间先后顺序进行编排，同时制作材料目录。不能直接提供原始材料或原始材料为复印件的，请注明原始材料或原件备查的部门及负责人。

（三）评估佐证材料

评估佐证材料分为院级存档材料和部门存档材料，院级存档材料由迎评办公室负责保管，部门存档材料应列有详细的资料目录备查，评估材料要有专柜存放并配专人统一收集、整理、归档和保管。各部门移交迎评办公室的材料要与本部门留底的材料保持高度一致，若本部门材料更改，请及时通知迎评办公室。对重复交叉出现的材 料要求复印，避免出差错。

二、材料编目及书写规范

（一）目录格式

一级目录(一级指标)：宋体加粗，编号为“1”、“2”、“3”、…等；

二级目录(二级指标)：宋体加粗，编号为“1.1”“1.2”…,“2.1”、“2.2”、…等；

三级目录(主要观测点)：宋体加粗，编号为“1.1.1”、“1.1.2”…，“1.2.1”、“1.2.2”…，“2.1.1”、“2.1.2”…等；

四级目录(说明“主要观测点”所需要的佐证材料)：宋体加粗，编号为“⑴”、“⑵”、“⑶”、…等。

（二）文档格式

1．标题

用小二号宋体加粗（如有副标题，用三号宋体加粗）。可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2．正文

正文用宋体小四号（表格内文字的字号可适当调整），页码在页面底端（页脚）中部，格式为1、2、3、4……。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。如有多级标题，第一级标题用宋体加粗四号字，第二级标题用宋体四号字，第三级标题用仿宋体四号字，第四级标题用宋体四号字。所有标题独立成行，不加标点，前面空两格。

3．附件

文件资料如有附件，在正文下空一行，左空两字用宋体字小四号标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

4．落款

凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处，署成文单位(部门)全称，在下一行相应处标识成文日期。

（三）页面设置

纸张大小：目录、文字资料均用A4纸纵向打印；排版采用Word格式

页边距：上、下、右2.54厘米；左3.17厘米；

行间距：固定值25。

（四）材料的装盒

评估材料全部使用迎评办公室所发的统一文件盒装盒，按观测点分装材料。

在每个一级指标的第一个材料盒中存放该一级指标所有支撑材料的材料目录。

每个材料盒中都必须存放本盒材料目录。

文件盒中的材料排序，可依照上文中“（二）材料的分类”进行整理。

三、材料报送要求

（一）、各部门及时按《自评佐证材料清单》所要求提供的材料，需对照《自评佐证材料清单》中各项任务的等级标准及备注说明进行整理。各方面的材料要保持统一，注意数据的协调一致，避免材料、数据之间的矛盾、错位。

（二）、报送的材料须列出目录清单，经本部门第一负责人审定，并在材料目录清单上签字，加盖单位章。

（三）、材料除报送文本外，需同时报电子文档。迎评材料的统计表格，采用Exce电子表格平台（见学院评估表格摸板）。

（四）、报送的材料应符合规范要求，凡零乱、无序的材料将不予接收。

（五）、要加强日常工作材料（特别是原始档案材料）的建设，做到及时整理，及时归档，所有收集整理的材料必须有据可查，各部门须自己留有存根。

（六）、有关学院评建工作的各类资料，未经评建办同意，任何人不得私自对外交流。

                                评 估办公室

二○○六年十二月二十五日